第二章

特殊場合時的發言
在你職業生涯的發展過程中，可能會碰上一些不特定的特殊場面需要發言，其中可能是致歡迎詞、介紹性的發言、表示認可的言論或退場時所說的話。可能是在一個退休的晚宴中、生日的午餐會、園遊會、頒獎典禮、成果發表會或通過某項申請案時。在這些場合中發言的機會，每天都有可能會突然落在你身上。
而一旦決定口頭報告的目的與型態之後，就進入下一個步驟─確定你的發言對象是誰？
重視你的聽眾
你口頭報告的聽眾是那些人？他們希望從你的報告中得到什麼？在規劃報告內容之前，你必須進行相關資料的蒐集，這與擬妥演說內容是同樣重要的。若你的聽眾對報告主題缺乏興趣，你的口頭報告也就產生不了多大的效果。若你必須面對一群大學剛畢業，第一次找工作的社會新鮮人進行口頭報告，主題為老人醫療保險的改革，這樣的聽眾會有什麼反應你可能較難掌握；相反地，若你的聽眾群是會計師、律師或教師，就比較容易瞭解此類聽眾的特性，因此也比較容易準備報告的內容。在公司中或產業界進行報告時，你或許可以依據不同的報告主題，判斷出聽眾可能抱持者敵對亦或善意的態度。若你的報告是有關紅利的問題，算你幸運；若是關於裁員的問題，你可能會很不好受。
如果你可以自己選擇報告主題，事先瞭解聽眾的特性可以讓你儘可能地安排出多數聽眾所感興趣的主題。欲先瞭解聽眾群，可以從議會發言人那裡得到資料，從你認識的人得知，你也可以與那些曾經對著相同觀眾群進行報告的過來人聯繫，或閱讀與對方公司有關的文章，不要忽略掉這項準備工作，誤判對方或不瞭解對方的特性，將會使你豐富的報告內容大打折扣。
瞭解你的聽眾
準備報告內容時，須要先瞭解你的聽眾群，包括：基本資料、性格取向、態度、學習方法及弄清楚決策人員是否參與。
聽眾的基本資料
基本資料包含：聽眾的年齡、教育程度、職業、所屬社團及婚姻狀況，這些因素對你報告時所使用的語言、報告所涵蓋的內容、所採用的引述或例示，或是你想要表達的幽默感都會產生影響。因此，越能夠瞭解你的聽眾，可以使你的報告內容表現得越為妥適，也比較不會發生冒犯的情形。
在業務報告中，你必須知道誰是你的聽眾，高階主管是否與會，是否有很多部門參加，他們是否有個別的議題想要談論；你是否需要將報告的範圍縮小，是否要以主管的角度與屬下談論，或是以另一種角度與他們談論。聽眾群越廣，你就更難準備報告內容與符合所有與會者的需求。